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La communication est essentielle lors du regroupement de plusieurs fournisseurs de services solaires pour un fonctionnement et une maintenance à grande échelle

Par Edmee Kelsey, PDG, 3megawatt

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La croissance explosive de l'industrie solaire crée des opportunités pour des entreprises de plus en plus niches sur le marché. Les propriétaires d'actifs peuvent désormais choisir parmi une vaste gamme de technologies et de fournisseurs de services pour optimiser les opérations solaires. Mais est-il plus avantageux de regrouper des services spécialisés ou de travailler avec un seul fournisseur de services?

Au fur et à mesure que de nouveaux acteurs des opérations solaires sont apparus, les définitions et les responsabilités conventionnelles ont commencé à changer. Il était plus courant dans les premiers temps de l'énergie solaire de voir une seule entreprise comme SunEdison ou First Solar gérer toutes les étapes du cycle de vie solaire à grande échelle. Les modèles commerciaux plus récents se concentrent sur des segments particuliers tels que le développement, la construction ou l'exploitation.

Maintenant, l'industrie a commencé à voir des spécialisations au sein des spécialisations. Les opérateurs n'ont plus besoin d'externaliser les travaux d'inspection aérienne; ils peuvent piloter leurs propres drones à l'aide d'un logiciel de thermographie aérienne tiers sophistiqué. Les robots pourraient bientôt prendre en charge l'entretien de la végétation.

Il est tentant de combiner plusieurs prestataires de services spécialisés pour créer une combinaison de technologies et de services opérationnels «les meilleurs», mais cela nécessite beaucoup de coordination.

Qui est responsable?

Plus de prestataires de services ont besoin de plus de coordination, mais qui est ultimement responsable quand il y a tant de cuisiniers dans la cuisine? Le tiers gestionnaire d'actifs, l'investisseur / propriétaire ou la société O&M?

L'investisseur / propriétaire mettra des contrats en place mais déléguera souvent la responsabilité de la coordination du projet à une autre partie. À la clôture financière, le propriétaire-investisseur décidera quelles activités il prévoit d'exécuter en interne et qu'il externalisera. Une fois la répartition efficace des activités déterminée, le propriétaire-investisseur exécutera des contrats de service avec une ou plusieurs parties pour fournir des services de gestion d'actifs et d'exploitation et de maintenance.

Dans ces contrats de service, les propriétaires-investisseurs préciseront les responsabilités et les attentes exactes pour chaque service. Ces contrats de service incluront également très probablement des indicateurs de performance clés (KPI), ainsi que des pénalités et des dommages si ces KPI ne sont pas atteints.

Les gestionnaires d'actifs assument généralement le rôle de «représentant du propriétaire». Cela signifie qu'ils sont souvent censés coordonner, organiser et planifier des services avec différents prestataires de services. Différentes entités peuvent jouer le rôle de gestionnaire d'actifs. Parfois, le développeur hérite du rôle du gestionnaire d'actifs après la clôture financière. D'autres fois, les investisseurs nomment un tiers fournisseur de services de gestion d'actifs indépendant – souvent impliqué dans d'autres actifs de leur portefeuille.

Certains propriétaires ont récemment commencé à développer leurs capacités internes de gestion des actifs. Cela est dû soit au fait que leurs portefeuilles ont suffisamment évolué pour justifier l'investissement, soit parce qu'ils souhaitent exercer plus de contrôle. Certaines sociétés O&M fournissent également des services de gestion d'actifs dans le cadre d'une offre de services à guichet unique.

Peu importe qui finit par coordonner le projet, il y a de nouveaux défis associés à ce changement de responsabilités.

Quels sont les défis?

S'il existe une relation bilatérale entre le propriétaire et un seul fournisseur de services, les responsabilités seront relativement claires et la coordination ne devrait pas être un problème. Cela devient plus compliqué lorsque plusieurs parties desservent l'actif, car chaque fournisseur peut également sous-traiter une partie des services contractuels à un tiers.

Chaque fournisseur de services aura ses propres priorités et besoins qui pourraient entrer en conflit avec ceux des autres fournisseurs de services. Voici quelques défis courants:

  • Planification séquentielle: un fournisseur de services pourrait finir par attendre qu'un autre termine un travail avant de commencer. Cela complique la planification et pourrait augmenter le coût du service.
  • Retards: il peut y avoir un retard dans le travail d'un fournisseur de services qui affecte le travail d'un autre. En conséquence, le prestataire de services peut manquer un délai et manquer à ses obligations.
  • Bloqueurs: les fournisseurs de services individuels peuvent ne pas être en mesure de faire leur travail du tout parce qu'ils sont bloqués par un autre. Par exemple, un entrepreneur en tonte d'herbe pourrait dire qu'il n'a pas pu tondre l'herbe parce que la société d'entretien a laissé traîner des câbles. Assurez-vous que la définition de la responsabilité de chaque fournisseur de services est claire.
  • Partage des coûts: si plusieurs prestataires de services sont impliqués dans un projet, il peut être difficile de savoir qui paie quoi. Par exemple, si une entreprise d'exploitation et d'entretien paie pour un système de surveillance, cela signifie-t-il qu'elle doit automatiquement donner à tout le monde un accès au projet? Et si le propriétaire paie pour le logiciel de surveillance? L'entreprise O&M serait-elle obligée de l'utiliser?
  • Communication: si un fournisseur de services doit partager des instructions détaillées sur le remplacement de composants, l'utilisation de pièces de rechange ou l'accroché d'un code d'accès sur un cadenas, des directives de communication efficaces doivent être établies. Les plans de maintenance sont-ils automatiquement partagés avec d'autres fournisseurs de services?

Comment plusieurs parties prenantes peuvent-elles travailler ensemble?

Afin de servir un projet ou un actif énergétique avec plusieurs parties prenantes et prestataires de services, les propriétaires d'actifs ont besoin de processus et de systèmes efficaces en place.

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L'actif énergétique est au cœur de toutes les parties concernées, tout comme la possibilité de partager facilement ses données et documents associés. La synchronisation des informations entre les propriétaires, les gestionnaires d'actifs et les prestataires de services O&M peut être un défi. Les données de projet sont souvent stockées dans des feuilles de calcul, des solutions de gestion de documents, des systèmes de surveillance, des systèmes de billetterie, des logiciels de comptabilité et des logiciels de gestion d'actifs. Les activités sont généralement coordonnées par e-mail et par téléphone.

Plus de propriétaires professionnels et de fournisseurs de services ont toutes ces informations synchronisées dans une plate-forme centralisée utilisée pour gérer toutes les opérations internes et les flux de travail. Ils peuvent accorder un accès restreint à d'autres fournisseurs de services pour partager des informations. Ils sont propriétaires de la plate-forme, ce qui signifie qu'ils garderont le contrôle de l'accès au système et détiendront toutes les données.

Cela fonctionne bien si d'autres fournisseurs de services n'ont pas leurs propres systèmes et peuvent se «superposer» sur une plate-forme existante. Mais les grands fournisseurs de services ont généralement déjà leurs propres systèmes en place. Ils peuvent ne pas trouver pratique d'accéder à des plateformes tierces pour saisir leurs données. À moins que cela ne soit spécifiquement mentionné dans leurs contrats de service, ils conserveront les informations sur le projet au sein de leur propre organisation, ce qui rend la coordination des services et le partage d'informations difficiles.

En ce qui concerne la coordination des services, la moitié de la bataille consiste à trouver un moyen de faciliter un échange d'informations plus fluide entre ces différents systèmes. Heureusement, il existe désormais des plates-formes logicielles de gestion d'actifs modernes qui créent un échange d'informations transparent via des interfaces de programmation d'applications (API).

Avec l'accès à une API ouverte, chaque fournisseur de services peut décider quels flux de données de projet il souhaite synchroniser avec ses systèmes internes et quelles informations il souhaite partager avec d'autres fournisseurs de services. Plus il y a d'informations partagées, plus il est facile de collaborer avec plusieurs fournisseurs de services pour un projet rentable à long terme.

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